Organiser son événement : 7 choses auxquelles on ne pense pas toujours
Quand on imagine un événement, on pense d’abord aux choses qui font rêver : le lieu, la décoration, le repas, la musique, les invités…
Puis vient l’organisation.
Et c’est souvent à ce moment-là que l’on découvre qu’entre imaginer un bel événement et le faire réellement fonctionner, il existe une multitude de petits détails auxquels on n’avait pas forcément pensé.
Mariage, anniversaire, fête familiale ou événement professionnel : voici 7 points qui peuvent faire toute la différence.
1. Trouver un joli lieu… mais surtout le bon lieu
Le coup de cœur est important, mais il ne fait pas tout.
Combien de personnes le lieu peut-il réellement accueillir ? Où vont se garer les invités ? Est-il accessible à tous ? Où les prestataires vont-ils s’installer ? Que se passe-t-il s’il pleut ? Peut-on faire du bruit jusqu’à l’heure souhaitée ?
Un lieu magnifique peut parfois devenir beaucoup moins pratique une fois confronté à la réalité de l’événement.
C’est pour cela qu’une visite professionnelle ne consiste pas seulement à regarder si l’endroit est beau : on essaie déjà d’y faire vivre l’événement.
2. Faire travailler plusieurs prestataires en harmonie
Photographe, DJ, traiteur, fleuriste, décorateur, animateur…
Chacun connaît parfaitement son métier. Mais le jour venu, toutes leurs prestations doivent s’intégrer en toute discrétion dans une logistique souvent complexe.
Le DJ doit savoir quand commence une animation. Le traiteur doit connaître le déroulé. Le photographe doit être prévenu avant un moment important. Le décor doit être terminé avant l’arrivée des invités…
Avoir de bons prestataires est essentiel. Créer une équipe capable de travailler ensemble l’est tout autant.
C’est aussi tout l’intérêt d’un réseau de professionnels de confiance comme Impulse EVENT.
3. Penser à tout ce que vos invités vont vivre
On pense beaucoup à ce qu’ils vont voir.
Mais avez-vous imaginé ce qu’ils vont vivre ?
Depuis leur arrivée sur le parking jusqu’à leur départ : qui les accueille ? Savent-ils où aller ? Y a-t-il des temps d’attente ? Les enfants sont-ils occupés ? Les personnes âgées peuvent-elles facilement s’asseoir ?
Ce sont rarement les éléments les plus spectaculaires d’un événement...
... Et pourtant, ce sont souvent eux qui font dire aux invités : « Tout était vraiment bien organisé ! »
4. Anticiper des dizaines de petites échéances
Une date d’événement peut sembler lointaine… jusqu’à ce qu’elle ne le soit plus !
Certains prestataires doivent être réservés très tôt, d’autres décisions peuvent attendre. Des éléments dépendent les uns des autres et certaines échéances ne doivent surtout pas être oubliées.
C’est là qu’intervient le fameux rétroplanning.
Mais un bon rétroplanning ne consiste pas simplement à faire une longue liste. Il permet surtout de savoir quoi faire, dans quel ordre et au bon moment, sans transformer les mois précédant l’événement en véritable course contre la montre.
5. Prévoir ce qui n’était justement pas prévu
Il pleut.
Un prestataire est retardé.
Une animation dure plus longtemps que prévu.
Un invité supplémentaire apparaît.
La prise électrique que l’on comptait utiliser n’est finalement pas accessible.
Bienvenue dans l’événementiel ! 😅
Un événement parfaitement organisé n’est pas nécessairement un événement dans lequel aucun imprévu ne survient.
C’est surtout un événement dans lequel quelqu’un sait quoi faire lorsqu’il survient.
6. Ne pas oublier l’envers du décor
Une jolie décoration installée à 16 h signifie que quelqu’un l’a transportée, déchargée et installée avant 16 h.
Un photobooth prêt à accueillir les invités a nécessité un emplacement, une alimentation électrique et une installation.
Et lorsque la fête est terminée… il reste encore souvent du travail.
Installation, livraisons, horaires des prestataires, matériel, signalétique, démontage : tout ce que les invités ne voient pas fait aussi partie de l’organisation.
Et paradoxalement, lorsque tout cela est bien préparé, personne ne le remarque.
C’est généralement bon signe !
7. Et surtout : qui gère le jour J ?
C’est probablement la question la plus importante.
Vous avez choisi les prestataires, imaginé la décoration, préparé les animations et attendu cette journée pendant des mois.
Puis le téléphone sonne :
« Bonjour, je suis le DJ, je dois m’installer où ? »
Quelques minutes plus tard :
« Le traiteur vient d’arriver. »
Puis quelqu’un cherche une rallonge, une animation doit être décalée et le photographe veut savoir à quelle heure aura lieu le prochain temps fort.
Toutes ces petites choses sont normales mais il est important de s'y préparer.
Mais est-ce vraiment vous qui avez envie de les gérer ?
Organiser son événement soi-même est tout à fait possible. On peut aussi choisir d’être accompagné sur l’ensemble du projet, seulement sur certaines étapes ou simplement pour assurer la coordination le jour J.
C'est exactement le rôle d'un Event planner.
L’objectif reste le même : vous permettre d’être pleinement présent à votre propre événement.
💡 Le conseil Impulse Event
Un événement réussi ne se résume pas à une belle salle, une jolie décoration ou de bons prestataires.
C’est un ensemble de professionnels, de choix et de petits détails qui doivent fonctionner au bon moment.
C’est justement la philosophie d’Impulse Event : réunir un réseau de professionnels de confiance, aux savoir-faire complémentaires, pour vous accompagner dans la création de votre événement.
Parce qu’après avoir passé des semaines ou des mois à l’imaginer, votre rôle le jour venu ne devrait peut-être plus être de l’organiser…
...mais simplement de le vivre. ✨
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